QM und Projektmanagement. Erfrischende Praxisbeispiele.

00:00:01: Ich möchte mit einer provokanten These starten.

00:00:05: Wir haben in Deutschland für fast jedes Thema eine Beauftragte oder eine Beauftragten; und so könnte ja die logische Konsequenz sein, dass wir keine Probleme in Deutschland haben.

00:00:16: Das ist aber ja - wenn ich das so sagen darf - mit nichten der Fall.

00:00:19: Insofern möchte ich den Bogen schlagen zu den Themen Qualität, Projekt und Prozess.

00:00:28: Denn ich habe genauso wenig verstanden, warum wir zu sehr differenzieren. Also warum wir zum Beispiel Prozessbeauftragte haben, warum wir Qualitätsmanagement-Beauftragter haben, warum wir Projektleitungen haben?

00:00:41: Warum wir nicht dafür sorgen, dass ein Mindestmaß an ein Mal eins im QM, an ein Mal eins im Projektmanagement oder einmal eins in Prozessmanagement gesichert vorhanden ist, sondern dass wir manchmal Äpfel und Birnen miteinander mixen und verwechseln.

00:00:58: Und manchmal wundern wir uns, warum eine zu starke Separierung vielleicht im Ergebnis nicht wirklich sinnvoll ist.

00:01:09: Dies als Gedanken zum Einstieg möchte ich nutzen, um ein paar weitere Gedanken mit euch zu teilen, warum aus der ersten Auflage der "Toolbox Agiles Qualitätsmanagement" nun eine Toolbox "Agiles Projekt-, Prozess- und Qualitätsmanagement" geworden ist, was diesen Podcast hier immer wieder beeinflussen oder inspirieren wird.

00:01:30: Ich möchte an dieser Stelle ein Beispiel mit euch teilen aus meiner beruflichen Tätigkeit.

00:01:36: Ich war insgesamt zehn Jahre lang angestellt, tätig in insgesamt drei Hochschulen und war immer interessiert an Themen, die hochschulübergreifend sind; also Themen wie Projekte mit Industriepartnern oder kooperierende Hochschulprojekte.

00:01:50: Oder eben dieser Blick über den Tellerrand - das fand ich schon immer spannend. Das hat mich schon immer inspiriert und auch beflügelt und so möchte ich ein Beispiel mit euch teilen.

00:02:00: Da ging es um zwei große Projekte, die waren beide vom Budget her ähnlich.

00:02:05: In dem einen Projekt hatte ich die Projektleitung; im anderen Projekt die stellvertretende Projektleitung.

00:02:12: Um diese beiden Projekte so ein bisschen auseinanderzuhalten und aber auch den Schutz beziehungsweise nur das mit euch zu teilen, was ich teilen darf, nennen wir also das Projekt, bei dem ich die Projektleitung hatte Lern-Test. Und das andere Projekt, bei dem ich die stellvertretende Projektleidung hatte, ein Campus Management System.

00:02:30: Ein Campus Management System ist vergleichbar mit einem Dokumentenmanagementsystem.

00:02:34: Es geht also darum, möglichst viele Daten und Facetten in einem digitalen System abzubilden.

00:02:41: Warum erwähne ich das?

00:02:42: Beide Projekte waren vom Umfang her - sprich von der Laufzeit beide fünf Jahre, beide vom Budget her... ungefähr eine Million Euro und auch von den vorhandenen Ressourcen durchaus vergleichbar, aber von der Durchführung her hätten sie nicht unterschiedlicher sein können.

00:03:02: In dem einen Projekt mit dem Lerntest sind wir agil vorgegangen. Das heißt, ich hatte damals zwar noch nicht das Vokabular, aber ich hatte eine Person aus meinem Projektteam, die mich unter ihre Fittiche genommen hat und mich sehr früh auf die relevanten Stichworte aufmerksam gemacht hat, wie zum Beispiel ein starkes Warum und ein starkes Wozu.

00:03:22: Wie zum Beispiel eine klare Rollenteilverteilung.

00:03:25: Dass wir also eine Projektleitung brauchen, stellvertretende Projektleitungen.

00:03:29: Wir brauchen bei der Komplexität des Projektes auch Teilprojektleitungen.

00:03:34: Es macht aber wenig Sinn, so war der Start damals ursprünglich angedacht, dass wir drei Projektleitungen haben.

00:03:39: Auch relevant ist die Auftragsklärung.

00:03:42: Was ist relevant für die eine Organisation, was nicht?

00:03:47: In dem Fall war der Lerntest so geplant, dass er einerseits für die Hochschule für Studierende genutzt werden sollten.

00:03:54: Der Zweck war, daß die Abbrecherquote nach dem ersten Semester reduziert werden sollte.Für die Organisation, für die der Lerntest eben auch genutzt werden sollte, 

00:04:06: die sollte ihre Beschäftigten dazu motivieren, die also noch nie ein Lernangebot genutzt haben, um sich mit dem Thema Weiterbildung und Lernen näher zu beschäftigen und das eine oder andere Online-Angebot mitzunutzen.

00:04:22: Diese Person, die mich also unter ihre Fittiche nahm, begleitete mich u.a.

00:04:27: mit inspirierenden Fragen wie: Wie stark ist dein warum und wozu?

00:04:31: Woran machen wir den Erfolg eines Projektes fest?

00:04:34: Aber auch Dinge wie freundliche Hartnäckigkeit.

00:04:38: Das heißt, wenn wir am Anfang des Projektes zum Beispiel bei der Rollenklärung im ersten Versuch nicht weiterkommen.

00:04:44: Der klassischer Weg ist ja... Ich gehe zur Führungskraft und sage ich finde es hier problematisch.

00:04:49: wer von uns beiden soll das machen?

00:04:50: Und dann kriege ich aber nicht immer die Antwort, die ich hören will!

00:04:54: Dann ist der entscheidende Unterschied, dass ich mich frage: was kann ich in meiner Rolle tun, um den nächsten Schritt so herbeizuführen, dass ich sinnvoll und wirksam weiterarbeiten kann?

00:05:04: Und dazu haben wir teilweise verschiedene Schleifen gebraucht, also wie zum Beispiel Unterstützung von außen durch einen Mediator.

00:05:11: Das waren auch meine ersten Berührungspunkte mit Mediationsverfahren, die ich sehr empfehlen kann gerade auch im Projekt-, Prozess oder Qualitätskontext, denn wir müssen nicht für jede Frage oder für jedes Problem selber einer Antwort finden.

00:05:23: Wir sollten es natürlich versuchen, aber wenn wir nicht weiterkommen, dürfen wir auch Hilfe in Anspruch nehmen und uns helfen lassen.

00:05:29: Das ist auch ein Zeichen von Stärke aus meiner Sicht.

00:05:32: Nun, das war also das, was wir in dem Lerntest gemacht haben.

00:05:35: Was dazu geführt hat, dass wir nach dem ersten Jahr einen ersten Prototypen am Start hatten mit der Überschrift, dass wir dort sehr stark agil vorgegangen sind.

00:05:45: Und für mich waren das damals die ersten Berührungspunkte mit Scrum, Synonym auch für Agiles Projektmanagement aber auch für Retrospektiven, also sinnvolle Reflektionen im Team zur Zusammenarbeit. Aber auch ein Review, um immer wieder Zwischenergebnisse zu reflektieren, z.B. mit den Auftraggebern. Dazu muss ich aber wissen, wer die Auftraggeber sind. Das heißt nicht einen Lenkungskreis, die häufig nur so heißen, aber hier selten wirklich lenken, wenn wir ehrlich sind. Sondern wirklich auch zu schauen, wer Zwischenergebnisse abnimmt.

00:06:13: Wer gibt Feedback, ob das eine gute Richtung geht?

00:06:16: Wo brauche ich Schnittstellen zu den Nutzenden?

00:06:18: Also in dem Fall einerseits die Studierenden, die also im ersten Semester waren, als auch die Lernenden die eben noch nie Weiterbildungsangebote genutzt haben.

00:06:26: Also wo habe ich Schnittstellen, dass echte Nutzende früh eingebunden werden?

00:06:30: Das andere Projekt, bei dem ich in der stellvertretenden Rolle war, war das Campus Management System. Dies hat acht Jahre gebraucht, bis das erste Modul an den Start ging.

00:06:40: Wir sind damals sehr hierarchisch und eher klassisch vorgegangen, haben einen großen Wert auf, damals hieß es noch Pflichten- und Lastenheft und wenn ich das mit einschieben darf... alleine, wenn ihr dieses Wort mal auf euch wirken lasst; unterschätzt nie die Kraft der Sprache - Pflicht und Last soll das Ergebnis sein, was am Ende rauskommt?

00:06:57: Mittlerweile heißt es ja Leistungsverzeichnis.

00:06:59: Ob das Wort nun wirklich das beste Wort ist, was uns einfällt, sei auch mal dahingestellt.

00:07:04: Aber sei`s drum. Es ist zumindest ein neutraleres Wort als ein Pflichten- und Lastenheft.

00:07:09: Nun, wir haben also sehr viel Fokus auf diese Dokumentation gelegt und sind nahezu immer in dem Projekt, hierarchisch vorgegangen.

00:07:20: Sprich, wir hatten mit den Abteilungsleitungen, mit den Rechenzentrumsleitung und mit den Vizepräsidenten, mit der Hochschulleitung verschiedene Termine, aber wir sind nie zu den echten Nutzenden gegangen und ich würde heute mit großer Überzeugung sagen: Wir hätten weniger hierarchische Treffen durchgeführt, sondern wären wir viel häufiger in die Prüfungsbüros gegangen.

00:07:43: Hätten beobachtet, also zum Beispiel mit Design Thinking echte Nutzende dabei beobachtet:

00:07:48: Wann kräuselt sich ihre Stirn, und was frustriert sie so richtig?

00:07:51: Wann leuchten ihre Augen?

00:07:53: Wie viele Clicks braucht es, um gewisse Sonderfälle abzubilden oder auch anzumelden?

00:07:58: Wieviele Störungen gibt es im Arbeitsalltag durch Telefonate, E-Mails... Personen, die vielleicht reinkommen, um besser zu verstehen wie ist der Arbeitsalltag?

00:08:07: Ich würde sagen, dass wir mit sehr großer Wahrscheinlichkeit sehr viele Entscheidungen anders getroffen hätten und die hätten im besten Fall auch dazu geführt, dass nachher die Module die eingeführt wurden, zu deutlich häufiger zu leuchtenden Augen geführt hätten.

00:08:20: Das heißt, dass diese Schnittstellen... meine Stelle hieß Stabstelle für Qualitätsmanagement Projekte, Akkreditierung und sonstiges.

00:08:32: Auch das ist ja so eine Besonderheit, dass wir häufig in Titeln versuchen, alles abzubilden und rein zu packen.

00:08:36: aber sei es drum.

00:08:38: jedenfalls war das für mich ein wichtiges Schüsselerlebnis, sehr früh auch mitzuerleben, dass große Projekte in der Art und Weise, wie sie aufgesetzt sind...

00:08:47: Und in einer Art und Weise, wie Sie durchgeführt sind und durchgeführt werden, maßgeblichen Einfluss darauf haben, wie nachher die Qualität des Ergebnisses, sprich von dem Produkt, von der Dienstleistung, in diesem Fall vom Lerntest, der bis heute auch in beiden Organisationen läuft, der durchaus die einen oder anderen Augen der Nutzenden zum Leuchten bringt.

00:09:09: Das heißt dieses Erlebnis hat mich stark geprägt, einmal dass es offensichtlich ein Rezept gibt, wie ich Projekte professionell aufsetzen kann.

00:09:16: das beleuchte ich nicht nur in meinem Buch, sondern ich habe mittlerweile zahlreiche Publikationen herausgebracht, sei es in der Schriftenreihe "Personal in Hochschule und Wissenschaft entwickeln", aber auch für den Springer Verlag.

00:09:28: Über paradoxe Strukturen im Behörden schreibe ich zum Beispiel auch immer wieder.

00:09:33: Ich will nicht sagen, den Finger in diese Wunde zu legen oder vielleicht trifft es das doch.

00:09:36: Aber ich versuche meinen Beitrag dazu zu leisten, dass ich einerseits Antworten, andere Antworten, kreative inspirierende Antworten biete und aber auch dafür werbe, dass wir häufiger unseren gesunden Menschenverstand nutzen sollten. Das, was sich gut und stimmig anfühlt

00:09:56: sollten wir versuchen systematisch zu intensivieren.

00:09:59: Und das, was sich vielleicht absurd oder auch hinderlich anfühlt, sollten wir versuchen schrittweise nachzujustieren, dass wir zu guten Ergebnissen kommen.

00:10:08: Das wäre zum Einstieg, warum Prozess-, Projekt- und Qualitätsmanagement zusammengehören.

00:10:17: Zum Thema Prozesse und der Schnittstelle hierzu würde ich einen separaten Beitrag bringen, um nicht zu viel Input in jede Folge mit reinzupacken.

00:10:27: Für jetzt bleibt mir erstmal nur, euch wieder herzlich zu danken für euer Ohr und eure Aufmerksamkeit!

00:10:34: Und ich freue mich auf Euer Feedback und auf die nächste Gelegenheit, Euch dann wieder erfrischen zu können – mit ulmawa`s erfrischender Q-welt.

00:10:43: Und bis dahin verbleibe ich mit herzlichen und erfrischenden Grüßen, Eure Ulrike Margit Wahl.