QM und Projektmanagement. Erfrischende Praxisbeispiele.

00:00:01: Projekte und Projektmanagement sind wesentliche Bestandteile von Qualität,

00:00:06: weshalb sie in der neuen zweiten Auflage, der erweiterten Auflage meiner Toolbox Agiles Projekt-, Prozess- und Qualitätsmanagement integriert sind statt in die ersten Ausgabe, wo nur der Fokus auf Agiles Qualitätsmanagement gelegt wurde.

00:00:22: Denn worum geht es in Projekten?

00:00:24: Natürlich um Nutzende!

00:00:25: Es geht darum, dass Nutzenden begeistert sind; dass sie das Gefühl haben, ein Problem wurde gelöst oder eine innovative Idee wurde kreiert oder ein Mehrwert wurde geschaffen.

00:00:34: Und dafür wollen wir leuchtende Augen, und das hat sehr, sehr viel mit Qualität zu tun.

00:00:38: Insofern der Bogen auch hier Projektmanagement mit Qualitätsmanagement auch zu verzahnen.

00:00:45: In einer der nächsten Folgen werde ich ausführlicher auf das Praxisbeispiel gehen.

00:00:50: Dort werden Sie unter anderem auch erfahren, welche Erfahrungen ich machen durfte einmal als Projektleitung im Projekt A rund um eine Ler-App, die ich gemeinsam in meiner Rolle mit einer Hochschule und einem DAX Konzern entwickeln durfte.

00:01:05: Beide Lern-Apps laufen bis heute.

00:01:07: Wir haben nach einem Jahr den ersten Prototypen am Start gehabt und parallel dazu gab es ein Projekt, in dem ich die stellvertretende Projektleitung hatte.

00:01:16: Dort ging es um ein Campus Management System für ein gesamtes Bundesland.

00:01:20: Acht Hochschulen waren damals involviert.

00:01:22: Dort hat es acht Jahre gebraucht, bis das erste Modul an den Start gegangen ist.

00:01:26: Und ich durfte in den letzten Jahren und eben auch im Besonderen in meinen beiden Rollen in den beiden genannten Projekten lernen, dass es offensichtlich Rezepte gibt,

00:01:36: die wir anwenden können, damit Projektergebnisse zu leuchtenden Augen führen und das Projektarbeit auch wirklich Spaß machen kann.

00:01:44: Denn im besten Fall ist es so, dass es eine Projektidee gibt und die Beteiligten, die im Projekt mitwirken sollen, sagen: "Wow, ich darf hier mitmachen. Wie genial ist das denn?"

00:01:53: Und nicht: "Oh Gott, jetzt muss ich da auch noch mitmachen!"

00:01:55: Wie's ja leider in der einen oder anderen Praxiskonstellation der Fall ist.

00:01:59: Und in dieser Lern-App, in diesem Projekt A, durfte ich also diese Erfahrungen sammeln,

00:02:04: dass es Wege gibt, wie eine Rollenklärung professionell durchgeführt werden kann. Dass es auch eine Stärke sein kann, externe Unterstützung hinzuziehen wie zum Beispiel über Mediationsverfahren, wenn wir vielleicht über Hierarchiestufen und Führungskräfte dort nicht weiterkommen, um vielleicht die gewünschte Rollenklärung dort durchzuführen.

00:02:26: Des weiteren durfte ich auch lernen, wie wichtig eine Vision ist.

00:02:29: Was wäre, wenn... .

00:02:30: Und wie wichtig es auch ist, professionelle Ziele zu formulieren.

00:02:33: Jetzt gehen wir kurz in die Werkzeugkiste Ziele.

00:02:36: Dort gibt es ja z.B.

00:02:37: die smarten Ziele: spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch, terminiert.

00:02:41: Oder es gibt die Quartalsziele, die OKRs, die Objective Key Results und noch andere Wege, wie zum Beispiel mit dem Neurolinguistischen Programmieren (NLP), um Ziele zu definieren.

00:02:52: Aber es gibt einen Unterschied zwischen Wünschen und Aussagen oder wirklich professionell definierten Zielen.

00:02:59: Ich durfte auch lernen, dass es Wege gibt für sinnvolle Meetings, wie zum Beispiel zu differenzieren zwischen Zwischenergebnissen.

00:03:06: Auch klarzuhaben, wer nimmt Zwischenergebnisse ab? Und aber auch über Teamzusammenarbeit zu sprechen.

00:03:11: Und da meine ich nicht nur live, online oder hybrid, sondern tatsächlich auch welche Nutzergruppen arbeiten wie zusammen?

00:03:20: Gibt es Differenzierungen zwischen der Sprache?

00:03:22: Und auch hier meine ich nicht nur deutsch, englisch, französisch, spanisch oder wie auch immer, sondern auch gibt es zum Beispiel eine wissenschaftliche Community, die vielleicht auf ein technisches Team aus einem Industriekontext kommt?

00:03:36: Oder haben wir ein sehr theoretisches Vokabular, wenn wir über Hintergründe einer Lern-App sprechen, und wo braucht es andere Meeting-Konstellationen,

00:03:47: so dass vielleicht eine Projektleitung auch in einer Art Übersetzerrolle ist.

00:03:50: Nicht auf der sprachlichen Ebene, sondern eher auf der Bedeutungsebene.

00:03:54: Also was ist die Botschaft von der jeweiligen Kerngruppen, die die jeweils andere Zielgruppe innerhalb des Projekteams dort auch kennen sollte.

00:04:02: Es gibt also offensichtlich ein Rezept; und darüber berichte ich unter anderem in dem Use Case in meiner Toolbox "Agiles Projekt-, Prozess- und Qualitätsmanagement" etwas ausführlicher.

00:04:11: Und ich werde auch hier im Podcast das eine oder andere Beispiel noch mit aufgreifen und dort in die Tiefe gehen.

00:04:18: Für jetzt möchte ich zwei Gedankengänge mit reintragen.

00:04:20: Einmal die Fragestellung – und auch das beleuchte ich in meinem Buch unter einem separaten Abschnitt: Ausschreibungsverfahren.

00:04:29: Sind die Ausschrebungsverfahrungen, wie wir sie heute durchführen, wirklich die beste Form, die uns einfällt, um die Bedürfnisse von Nutzenden zu verstehen damit jene, die in Projekten nachher die operative Arbeit durchführen tatsächlich alle Informationen haben, um das bestmögliche Ergebnis herbeizuführen?

00:04:45: Denn ein Lessons learned war auch, dass wir im Campus Management System sehr stark hierarchisch vorgegangen sind.

00:04:50: Das heißt wir sind durch Hierarchiestufen durchgegangen; haben mit den verantwortlichen Rollen gesprochen.

00:04:56: Viel besser und viel sinnvoller wäre es gewesen, um zu leuchtenden Augen zu führen,

00:05:01: dass wir vielleicht mal in die Prüfungsbüros gegangen wären und hätten beobachtet, was brauchen denn die Nutzenden?

00:05:05: Denn wie lange dauert ein Bearbeitungsschritt?

00:05:07: Wie viele Störungen gibt das

00:05:10: vom Auftragsanfang bis eine Anmeldung eines Studierenden zum Beispiel abgeschlossen ist.

00:05:16: Was sind die Besonderheiten, was sind die Standard-Situationen,

00:05:19: die also für IT-Systeme wie ein Campus Management System sinnvoll sind?

00:05:23: Und was sind die Besonderheiten, wo es vielleicht viel sinnvoller ist, eine Abgrenzung zu haben zwischen... Standardisierung, ich nehme da als kleinen Exkurs die Prozesswelt kurz mit rein.

00:05:34:

00:05:34: Dr. Wohland differenziert zwischen blauen und roten Prozessanteilen.

00:05:38: Blau ist das, was wiederholbar ist, was standardisierbar ist.

00:05:41: Rot ist das, wo wir den Menschen brauchen.

00:05:44: Also hätten wir uns mehr in die nutzenden Rollen reingedacht, diese auch durch Beobachtungen oder direkte Befragungen stärker involviert, wären wir zu anderen Ergebnissen gekommen und hätten da vielleicht auch noch mehr dazu beitragen können, dass die Augen von den späteren Nutzenden dann auch wirklich leuchten.

00:06:02: Es gibt noch weitere Lessons learned, die ich jetzt hier nur ganz kurz nennen möchte.

00:06:06: Wie zum Beispiel, wenn wir ein Team haben, das sehr wenig Erfahrung mit Agilem Projektmanagement hat

00:06:12: z.B.,

00:06:13: dass wir dann nicht zu viel Vokabular dort integrieren wie Scrum Master, Product Owner oder Retrospective, Review und wie die Begrifflichkeiten sind aus der agilen Projektwelt, sondern vielleicht eher schauen, mit welchen Begriffen kann das Team etwas anfangen?

00:06:25: Und wo passt sich dieses Vokabular an?

00:06:28: Auch dieses schrittweise einführen, heranführen kann sinnvoll sein.

00:06:32: Ich hatte in dem Projekt A, was also nach einem Jahr schon den ersten Prototypen am Start hatte, das Glück, einen sehr erfahrenen Scrum Master in meinem Projekteam zu haben, der mich unter seine Fittiche nahm und mir schrittweise zeigte, wie zum Beispiel ein Kanban Board zu befüllen oder auch zu bearbeiten ist - was ist zu tun, was ist in Arbeit, was ist erledigt?

00:06:51: Was sind meine Aufgaben als Projektleitung, die auch das Schreibrecht hat, dafür zu sorgen, dass wir eine Bordhygiene haben?

00:06:58: Dass also ein Kanban-Bord kein Parkplatz ist, sondern Karten auch bewegt werden und wir dort aber auch einen gleichmäßigen Arbeitsfluss haben.

00:07:05: Und er zeigte mir zum Beispiel auch, wie ich sinnvolle Retrospectiven durchführe, in denen wir reflektieren, wie wir zusammenarbeiten wollen.

00:07:14: Was sind Zeitfresser?

00:07:15: Was brauchen die Projektbeteiligten von mir in meiner Rolle als Projektleitung, um gut ins Tun zu kommen? Und was hat sich bewährt?

00:07:23: Auf viele andere Dinge gehe ich in dem Use Case noch mit ein.

00:07:30: Für jetzt möchte ich neugierig machen und den Bogen schlagen, warum Projektmanagement- und Qualitätsmanagement aus meiner Sicht eine sehr große Schnittmenge haben, denn die Essenz ist immer, dass wir leuchtende Augen haben und dass wir die weltmeisterliche Qualität am Ende erreichen wollen.

00:07:46: Für jetzt bleibt mir nur noch, mich ganz herzlich zu bedanken für eure Aufmerksamkeit!

00:07:51: Ich freue mich auf die nächsten Folgen mit euch bei ulmawa´s erfrischender Q-Welt und sage für jetzt adieu. Eure Ulrike Margit Wahl.